Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Hamburg Port Authority

Wir machen Hafen: Mit großer Leidenschaft halten wir rund um die Uhr die Infrastruktur des Hamburger Hafens am Laufen. Wir sind mehr als 1.900 HPA-Kolleg*innen, die fortschrittliche Ideen vorantreiben, um Hamburgs Herzstück weiterzuentwickeln und den Hafen jeden Tag ein Stück nachhaltiger zu machen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir Dich als Assistenz der Geschäftsführung der HPA (m/w/d). Du übernimmst zentrale organisatorische, protokollarische und strategische Aufgaben und bist dabei Ansprechpartner*in für interne, externe und internationale Anliegen. Dabei bist Du auch Schnittstelle zu Behörden und politischen Institutionen.

Unser Herz schlägt für den Hamburger Hafen, das verbindet uns!

Diese Aufgaben erwarten Dich

Du betreust das Sekretariat des CCO und bist intern und extern erste Anlaufstelle am Telefon. Termine planst, koordinierst und bereitest Du professionell vor.
Mit viel Sorgfalt bearbeitest Du E-Mails und Post, verwaltest Unterlagen und kümmerst Dich um die elektronische Ablage.
Geschäftsreisen planst Du eigenständig und übernimmst auch die Abrechnung im Anschluss.
Du kommunizierst im Auftrag der Geschäftsführung – schriftlich und mündlich, auf Deutsch und Englisch.
Du kümmerst Dich um das Nachhalten von Themen und Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
Du bist zuständig für die Ausstattung des Büros der Geschäftsführung und die Vorbereitung von Besprechungsräumen.
Prozesse und feste Abläufe gestaltest Du proaktiv und wirkst an deren Weiterentwicklung mit.

Das bringst Du mit

Du hast eine Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufserfahrung in der Assistenz von Geschäftsführungen.
In der deutschen Sprache fühlst Du Dich absolut sicher und kannst Dich schriftlich wie mündlich professionell ausdrücken.
Auch auf Englisch kommunizierst Du souverän – ob in E-Mails, Gesprächen oder bei internationalen Terminen.
Mit MS Office gehst Du sicher und routiniert um.
Diskretion ist für Dich selbstverständlich, besonders im Umgang mit vertraulichen Informationen.
In stressigen Situationen bleibst du ruhig und flexibel.
Deine Arbeitsweise ist strukturiert und zuverlässig. Außerdem hast du ein gutes Gespür für Arbeitsabläufe.

Unser Hafen ist ein Symbol für Offenheit und Austausch und genauso heißen wir Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Lebenswegen willkommen. Wir freuen uns daher über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung. Denn Deine Einzigartigkeit macht uns aus! Darüber hinaus möchten wir bei der HPA die Geschlechtervielfalt fördern, daher möchten wir insbesondere Frauen* ermutigen, sich zu bewerben.

Unsere Angebote, Deine individuellen Vorteile

Deine Vergütung & Zusatzangebote: Die Einordnung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg. Du erhältst Sonderzahlungen sowie eine Top-Altersvorsorge und hast die Optionen auf das Deutschlandticket für 34,05 Euro, das Lease-a-Bike-Angebot und Corporate Benefits.
Attraktive Zeitmodelle für Deine optimale Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben: Wähle Deinen hybriden Arbeitsort in Gleitzeit und Teilzeit-, Elder-Care- und Sabbatical-Möglichkeiten, nutze Ferienangebote für Deine Kinder, plane Deine 30 Tage Urlaub und Deinen Überstundenausgleich.
Wertvolle Austausch- & Entwicklungsoptionen: Du startest mit einem mehrstufigen Onboarding-Prozess und hast die Chance, vielfältige Online- oder Präsenz-Weiterbildungsangebote wie Mentoring und Coaching zu nutzen – vorne voran ist auch unser digitaler HPA-Learning-Port.
Nachhaltige Gesundheits- & Wohlfühlangebote: Von Betriebssportgruppen, Fitnesskooperationen, über digitale und Präsenz-Events und -Workshops bis hin zu betriebsärztlicher und psychosozialer Beratung.
Kolleg*innen aus verschiedensten Arbeitsbereichen und mit diversen Backgrounds: An 10 Standorten mitten im Hafen kannst Du einige bei Networking-Events, Betriebsausflügen oder Standortbesuchen kennenlernen – alle tragen den Hafen im Herzen!