Assistent*in der Spartenleitung

Die Hamburg Port Authority

Wir machen Hafen: Mit großer Leidenschaft halten wir rund um die Uhr die Infrastruktur des Hamburger Hafens am Laufen. Wir sind mehr als 1.900 HPA-Kolleg*innen, die fortschrittliche Ideen vorantreiben, um Hamburgs Herzstück weiterzuentwickeln und den Hafen jeden Tag ein Stück nachhaltiger zu machen.

Die Sparte Port Estate (PE) mit insgesamt ca. 145 Mitarbeiter"innen ist zuständig für das Management der HPA-eigenen Immobilien sowie des Hafennutzungsentgeltes. Die Abteilung Controlling und Corporate Real Estate Management besteht derzeit aus ca. 30 Milarbeiter"innen und vereint das immobilienseitige Management der HPA Firmenzentrale mit dem Spartencontrolling und der Steuerung der übergeordneten Themen der Sparte. Hierzu gehört auch das Büro der Spartenleitung.

Unser Herz schlägt für den Hamburger Hafen, das verbindet uns!

Diese Vakanz ist auf zwei Jahre befristet.

Diese Aufgaben erwarten Dich

Du koordinierst Termine und bist am Telefon die erste Anlaufstelle für hochrangige Entscheider und Vertreter aus Wirtschaft und Politik.
Dabei begrüßt, bewirtest und betreust Du die wichtigsten Kunden der HPA persönlich.
Besprechungen organisierst Du, bereitest sie vor und nach und erstellst die Protokolle.
Auch die Vor- und Nachbereitung von Workshops, Meetings und Mitarbeitendenveranstaltungen übernimmst Du.
Du stellst sicher, dass Fristen und Termine zuverlässig eingehalten werden.
Neben dem analogen und digitalen Posteingang führst Du die Korrespondenz eigenverantwortlich in Deutsch und Englisch.
Du stellst alle terminbezogenen Unterlagen zusammen und überwachst die dazugehörigen Arbeitsabläufe.
Interne und externe Anfragen koordinierst Du und behältst dabei den Überblick und planst außerdem Fortbildungs- sowie Dienstreisen.

Das bringst Du mit

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse.
Mit Microsoft Office gehst Du sicher und routiniert um.
Du verfügst über gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Selbstständiges, strukturiertes und flexibles Arbeiten gehört zu Deinen Stärken.
Du bist dienstleistungsorientiert und teamfähig.
Organisationsgeschick und Koordinationsfähigkeit zeichnen Dich aus.

Unser Hafen ist ein Symbol für Offenheit und Austausch und genauso heißen wir Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen und Lebenswegen willkommen. Wir freuen uns daher über Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung. Denn Deine Einzigartigkeit macht uns aus! Darüber hinaus möchten wir bei der HPA die Geschlechtervielfalt fördern, daher möchten wir insbesondere Frauen* ermutigen, sich zu bewerben.

Unsere Angebote, Deine individuellen Vorteile

Deine Vergütung & Zusatzangebote: Die Einordnung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg. Du erhältst Sonderzahlungen sowie eine Top-Altersvorsorge und hast die Optionen auf das Deutschlandticket für 34,05 Euro, das Lease-a-Bike-Angebot und Corporate Benefits.
Attraktive Zeitmodelle für Deine optimale Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben: Wähle Deinen hybriden Arbeitsort in Gleitzeit und Teilzeit-, Elder-Care- und Sabbatical-Möglichkeiten, nutze Ferienangebote für Deine Kinder, plane Deine 30 Tage Urlaub und Deinen Überstundenausgleich.
Wertvolle Austausch- & Entwicklungsoptionen: Du startest mit einem mehrstufigen Onboarding-Prozess und hast die Chance, vielfältige Online- oder Präsenz-Weiterbildungsangebote wie Mentoring und Coaching zu nutzen – vorne voran ist auch unser digitaler HPA-Learning-Port.
Nachhaltige Gesundheits- & Wohlfühlangebote: Von Betriebssportgruppen, Fitnesskooperationen, über digitale und Präsenz-Events und -Workshops bis hin zu betriebsärztlicher und psychosozialer Beratung.
Kolleg*innen aus verschiedensten Arbeitsbereichen und mit diversen Backgrounds: An 10 Standorten mitten im Hafen kannst Du einige bei Networking-Events, Betriebsausflügen oder Standortbesuchen kennenlernen – alle tragen den Hafen im Herzen!