Im ersten Schritt erstellen Sie sich als ein potentieller Lieferant ein Konto, wobei Ihre Zugangsdaten für das Lieferantenmanagementsystem generiert werden. Anschließend hinterlegen Sie im System Ihre allgemeinen Informationen zu Ihrem Unternehmen wie z.B. Ansprechpartner, Bankkonten, Anschrift und Zertifikate mit entsprechendem Gültigkeitsdatum. Bei der Eingabe Ihrer Stammdaten werden Sie durch einen automatischen Dublettencheck unterstützt, um Doppeleingaben zu vermeiden.

Nachdem Sie Ihre allgemeinen Informationen erfasst haben, pflegen Sie im nächsten Schritt anhand von verschiedenen Fragen und Eingabefeldern Ihre Angaben zu Ihrer Eignung als Unternehmen ein. Dabei wird zwischen der wirtschaftlichen und der technischen Eignung unterschieden. 

Sobald Sie Ihre Daten zur Eignung erfasst haben, wählen Sie im darauf folgenden Schritt Ihre Warengruppen aus, für die Sie sich registrieren möchten und/ oder Qualifizierungssysteme aus, für die Sie sich präqualifizieren möchten.

Wenn Sie sich für eine oder mehrere Warengruppen bewerben, werden die entsprechenden warengruppenspezifischen Fragebögen im Reiter „Eignung“ zur Verfügung gestellt. Dort sind die entsprechenden Daten wie Umsatz und Mitarbeiteranzahl anzugeben. Sie können hier auch weitere sonstige Unterlagen, wie Kataloge, Preislisten und Flyer hochladen. Nach Prüfung vergibt das Limamanagement für die jeweiligen Warengruppen den Status „Aufgenommen für WG“.

Wenn Sie sich für ein oder mehrere Qualifizierungssysteme bewerben, werden die entsprechenden Qualifizierungsfragebögen im Reiter „Eignung“ zur Verfügung gestellt. Die Teilnahmebedingungen und Qualifizierungsanforderungen sind hinterlegt und beschreiben die jeweiligen Mindestanforderungen. Im QS-spezifischen Eignungsprofil (Excel) sind alle geforderten Daten einzutragen. Die entsprechenden Referenzen laden Sie bitte im Reiter „Zertifikate“ hoch. Nach erfolgreicher Prüfung vergibt das Limamanagement für das jeweilige Qualifizierungssystem den Status „Geprüft für QS“.

Vor dem Abschließen der Registrierung müssen die Vertragsbedingungen, wie beispielsweise die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Kodex für Lieferbeziehungen und Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert werden. Diese werden Ihnen auf dem Lieferantenportal zur Verfügung gestellt. Wenn die Vertragsbedingungen nicht akzeptiert werden, kann die Registrierung im System nicht abgeschlossen werden. Der Registrierungsprozess ist mit der Akzeptanz der Vertragsbedingungen für Sie nun erstmal abgeschlossen. Damit ändert sich Ihr Registrierungsstatus von „nicht abgegeben“ auf „abgegeben“. Die systemseitige Registrierung ist jedoch erst dann komplett finalisiert, wenn der Lieferantenmanager der HPA die Registrierung überprüft und bestätigt hat.