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8. Kostet es mich etwas, wenn ich den Ombudsmann in Anspruch nehme?
Nein, der Ombudsmann kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.

9. Kann ich mich auch anonym an den Ombudsmann wenden?
Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber der HPA die Anonymität des Hinweisgebers.

10. Was passiert mit meinem Hinweis?
Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner bei der HPA weiter.

11. Darf ich den Ombudsmann zum Stand des Verfahrens kontaktieren?
Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Ombudsmann über den Sachstand informieren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

12. Wird der Ombudsmann „mein Anwalt", wenn ich Kontakt mit ihm aufnehme?
Nein, zwischen dem Hinweisgeber und dem Ombudsmann kommt kein eigenständiges Rechtsverhältnis zustande. Deshalb kann und darf der Ombudsmann auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.

13. Ist der Ombudsmann tatsächlich unabhängig?
Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch die HPA hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an die HPA weitergeben darf.

14. Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?
Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per allgemeiner Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.

 
15. Kann ich mich auch weiterhin an die bisher zuständigen Stellen im Unternehmen wenden?
Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter, die Antikorruptionsstelle und die Geschäftsleitung als Ansprechpartner zur Verfügung.

16. Bin ich als Hinweisgeber geschützt?
Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

17. Wie wird einem Missbrauch der Einrichtung (Denunziantentum) vorgebeugt? 
Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Ombudsmanns sehr selten. Dennoch klärt der Ombudsmann den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Ombudsmann bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an die HPA weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.

18. Wie werden Datenschutz und Datensicherheit eingehalten?
Der Ombudsmann stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte der HPA prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.

 
19. Wird mir sofort gekündigt, wenn ich von einem Hinweis betroffen bin?
Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.

 
20. Was passiert, wenn ich einen Hinweis gebe, dieser sich abschließend aber als falsch herausstellt?
Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch, gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.

21. Muss ich mich an den Ombudsmann wenden, wenn ich eine Gesetzesverletzung vermute?
Nein, die Inanspruchnahme des Ombudsmannes ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden.

22. Dürfen sich auch Personen, die nicht zur HPA gehören, an den Ombudsmann wenden?
Ja, der Ombudsmann steht auch Externen, wie Lieferanten oder Ausschreibungsteilnehmern, zur Verfügung.

 
23. Kann ich den Ombudsmann auch persönlich aufsuchen?
Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Ombudsmann persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.

24. Darf ich den Ombudsmann während der Arbeitszeit kontaktieren oder sogar aufsuchen?
Ja.

 
25. Werden mir anfallende Reisekosten vom Unternehmen ersetzt?
Ja, Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird vom Ombudsmann übernommen, so dass auch hier die Anonymität - soweit erforderlich - gewahrt bleibt.

 
26. Werde ich benachrichtigt, wenn mein Hinweis abgearbeitet worden ist?
Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

27. Muss der Ombudsmann meine Identität preisgeben, wenn er in einem Straf- oder Zivilverfahren als Zeuge vernommen wird?
Nein. Sollte der Ombudsmann in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, darf er den Namen und die Identität des Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl von der HPA als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich und schriftlich gestattet worden ist.

28. Kann ich mich an den Ombudsmann wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt und/oder meine Personalien an die HPA weitergegeben werden?
Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an die HPA weitergegeben werden sollen.

 
29. Soll ich mich auch an den Ombudsmann wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?
Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.

 
30. Ist der Ombudsmann verpflichtet, den Hinweis auf eine Straftat unmittelbar an die Staatsanwaltschaft weiterzugeben?
Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen, bei wirklich schwerwiegenden Straftaten, besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.

31. Wie wird ein Hinweis bearbeitet, von dem der Ansprechpartner bei der HPA selbst betroffen ist?
In diesem Fall kann sich der Ombudsmann unmittelbar an die Geschäftsleitung der HPA wenden.

32. Wie lange dauert es, bis ein Ergebnis vorliegt?
Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern.

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